به منظور افزایش منابع و میزان مشارکت خیرین، نهادهای فرهنگی و سازمانها و اشخاص حقیقی و حقوقی، در تاسیس ،ساخت تجهیز و توسعه کتابخانه های عمومی و براساس " شیوه نامه تأسیس کتابخانه های عمومی مشارکتی و مستقل و نحوه نظارت بر ارائه خدمات آنها " مصوب جلسه مورخ 11/ 12/ 87 هیأت امنای کتابخانههای عمومی کشور و با عنایت به تفویض اختیار کلیه امور مربوط به این کتابخانهها تا مرحله صدور مجوز به ادارات کل کتابخانههای عمومی استان‌ها ( بخشنامه شماره 10486/11/ک ن مورخ 3/6/88 ) ، ضروری است پس از ارائه درخواست از سوی متقاضی و بازدید از کتابخانه توسط کارشناسان استان ، درصورت برخورداری شرایط ذیل در خصوص انعقاد موافقت‌نامه و صدور مجوز کتابخانههای مشارکتی و مستقل اقدام گردد :
1- شرایط کتابخانه :
1-1- حداقل زیربنای کتابخانه :
حداقل متراژ زیربنای کتابخانهها در شهرها 100 مترمربع ، در روستاها 80 مترمربع و در زندانها با توجه به شرایط و نظر کارشناس بازدید کننده از کتابخانه زندان می‌باشد .
تبصره : در مواردی که زیربنای کتابخانه نزدیک به حداقل‌های تعیین شده فوق می‌باشد با نظر مدیرکل کتابخانههای عمومی استان اقدام گردد .
1-2- حداقل تعداد اعضاء فعال کتابخانه :
- کتابخانههای شهری فعال حداقل 200 نفر عضو
- کتابخانههای روستایی فعال حداقل 100 نفر عضو
تبصره : در خصوص کتابخانههای جدیدالتأسیس حداقل تعداد اعضاء موردنظر نمی‌باشد .
1-3- نیروی انسانی کتابدار :
تامین نیروی انسانی شامل کارکنان و کتابداران کتابخانه های مشارکتی و پرداخت حقوق و مزایای آنان برعهده مؤسس بوده و نهاد مسئولیتی در قبال تأمین نیروی انسانی کتابخانههای عمومی مشارکتی و مستقل ندارد ولی در زمینه آموزش کتابداران با آن کتابخانهها همکاری می‌نماید . در خصوص تعداد پرسنل این کتابخانهها نیز با توجه به شرایط و نحوه فعالیت کتابخانه ، مشاوره‌های لازم از سوی ادارات کل کتابخانههای عمومی استان‌ها به مسئولین کتابخانه ارائه گردد .
2- گردش کار تأسیس کتابخانه های عمومی مشارکتی و مستقل :
2-1- ارائه درخواست تأسیس کتابخانه عمومی مشارکتی یا مستقل از سوی متقاضی به اداره کل کتابخانههای عمومی استان
2-2- بازدید کارشناس اداره کل کتابخانههای عمومی استان از کتابخانه موردنظر و بررسی شرایط
2-3- بررسی مدارک کتابخانه ، مؤسس و مدیرمسئول معرفی شده برای کتابخانه
2-4- انعقاد موافقت‌نامه و صدورمجوز فعالیت برای کتابخانه ( با توجه به تفویض اختیار کلیه امور مربوط به کتابخانههای عمومی مشارکتی و مستقل تا مرحله صدور مجوز فعالیت به ادارت کل کتابخانههای عمومی استان‌ها )
2-5- ارسال تصاویر مدارک ذیل از سوی اداره کل کتابخانههای عمومی استان جهت بررسی به اداره کل مشارکت‌هاو شهرداری‌های نهاد :
2-5-1- تقاضانامه تأسیس کتابخانه عمومی مستقل یا مشارکتی
2-5-2- فرم تکمیل شده بازدید کارشناسی از کتابخانه توسط کارشناس امور کتابخانه های استان
2-5-3- فرم تکمیل شده مشخصات کتابخانه جدیدالتأسیس
2-5-4- موافقت‌نامه امضاء شده
2-5-5- مجوز موقت فعالیت صادره
2-6- پس از بررسی توسط اداره کل مشارکت‌ها و شهرداری‌ها و در صورت عدم وجود اشکال ، مدارک کتابخانه جهت تعیین درجه به اداره کل امور کتابخانههای نهاد ارسال می‌گردد.
2-7- تعیین درجه کتابخانه عمومی مشارکتی یا مستقل توسط اداره کل امور کتابخانههای نهاد
2-8- ارسال مشخصات و درجه کتابخانه عمومی مشارکتی از طرف اداره کل امور کتابخانهها به واحدهای مرتبط :
- معاونت اداری و مالی نهاد
- معاونت برنامه‌ریزی و ارزیابی راهبردی - واحدهای آموزش و آمار
- اداره کل منابع نهاد به منظور اختصاص سهمیه کتاب ، نشریات و نمایه نشریات
- اداره کل فناوری اطلاعات واگذاری قفل نرم‌افزار مدیریت کتابخانه به کتابخانه موردنظر
- اداره کل مشارکت‌ها و شهرداری‌ها
3- وظایف ادارات کل کتابخانههای عمومی استان‌ها و نحوه پی‌گیری امور مربوط به کتابخانههای مشارکتی و مستقل و نظارت بر فعالیت آن کتابخانهها :
3-1-مدیران کل کتابخانههای عمومی استان‌ها موظفند پس از اعلام تعیین درجه کتابخانههای مشارکتی و اختصاص منابع کتابخانه‌ای در خصوص واگذاری قفل نرم افزار مدیریت کتابخانه و نمایه نشریات از ادارات کل فناوری اطلاعات و منابع نهاد پی‌گیری لازم را انجام دهند .
3-2- ادارات کل کتابخانههای عمومی استان‌ها بایستی بر نحوه آماده‌سازی منابع ارسالی به کتابخانههای عمومی مشارکتی نظارت مستمر و درصورت نیاز همکاری لازم را با مسئولین کتابخانه داشته باشند . همچنین در صورت عدم آماده‌سازی منابع ، پس از اعلام به مسئولین کتابخانه مذکور و در صورت عدم اجرا ، مراتب جهت جلوگیری از ارسال سهمیه کتاب و نشریات به اطلاع واحدهای ستادی برسد .
3-3- آموزش کتابداران کتابخانههای مشارکتی و مستقل :
¨حضور کتابداران آن کتابخانهها در دوره‌های آموزشی که با توجه به یکی از تعهدات نهاد مندرج در متن موافقت‌نامه توسط نهاد برگزار خواهد شد .
¨ در صورت اعلام نیاز از سوی مسئولین کتابخانه با اعزام کتابدار از سوی ادارات کل استان‌ها ، مباحث مربوطه به صورت حضوری آموزش داده شود .
3-4-مدیران کل کتابخانههای عمومی استان‌ها موظفند نظارت کامل بر نحوه انجام تعهدات طرفین موافقت‌نامه کتابخانه عمومی مشارکتی یا مستقل داشته و در صورت عدم اجرای تعهدات براساس مفاد موافقت‌نامه و شیوه‌نامه مربوطه عمل نمایند .